E-Faktury

Archive for the ‘Fakturowanie’ Category

Prowadzenie księgowości jest to obowiązek, któremu musi sprostać każdy przedsiębiorca decydujący się na prowadzenie działalności gospodarczej. Wiele firm zatrudnia w tym celu specjalistów w tym fachu – księgowych. Dzięki zdobytemu wykształceniu zapewniają oni wysokiej jakości usługi, możemy praktycznie zawsze być spokojni, że wszystko będzie pod kontrolą. Jednakże po pierwsze takiej osobie trzeba płacić, zorganizować stanowisko pracy co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Po drugie warto, żeby była to znana nam w jakiś sposób osoba, gdyż komuś obcemu nie zawsze chętnie dajemy dostęp do takich informacji, jak finansowy stan naszej firmy. Dla średnich i małych przedsiębiorstw istnieje sposób, który rozwiązuje te problemy: ‘księgowa internetowa’.

Aplikacja program do faktu jest właśnie naszą taką małą księgową, której nie musimy płacić i nikomu na pewno nie wygada o naszych finansach. A możliwości są duże: umożliwia wystawianie faktur, prowadzenie podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, wypełnienie PIT-ów i wiele innych. Pokazuje nam także termin, w którym musimy zapłacić wszystkie nasze zobowiązania wobec VAT czy ZUS. Dodatkowo w razie jakiś wątpliwości, mamy zapewnioną pomoc z konsultantami czy to telefonicznie czy to za pomocą chata. Takie internetowe biuro rachunkowe stanowi idealne rozwiązanie dla drobnych przedsiębiorców, którzy cenią sobie oszczędności, czas oraz wygodę. Do księgowości naszej firmy możemy mieć dostęp z każdego miejsca na świecie, wystarczy jedynie połączenie z Internetem.

Obsługa firmy przez biuro rachunkowe zazwyczaj obejmuje pełną obsługę , wraz z przechowywaniem dokumentów. Oddając co miesiąc faktury, rachunki, listy płac i inne dokumenty do biura rachunkowego nie oczekujemy ich zwrotu, tylko prawidłowego ich przechowywania. Biura rachunkowe muszą mieć osobne pomieszczenia we własnym biurze lub wynajmować powierzchnię magazynową na przechowywanie dokumentów swoich klientów. Wszelkie dokumenty zaksięgowane przez program do fakturowania trafiają do segregatorów, skoroszytów lub pudeł archiwizacyjnych i odpowiednio oznakowane trafiają ostatecznie do archiwum, gdzie są przechowywane przez okres wymagany ustawą. Obecnie bardzo często zdarza się, że wszelkie dokumenty dodatkowo są skanowane i przechowywane w formie elektronicznej. W ten sposób klienci i księgowi mają szybki podgląd na dokumentację i w razie poszukiwania jakiegoś dokumentu do wglądu nie muszą udawać się do archiwum. Ma to swoje minusy w postaci jednak czasochłonnego skanowania dokumentów a także przez zajmowanie przestrzeni dyskowej na komputerze. Niemniej obecnie jest sporo możliwości archiwizowania danych, dzięki czemu można w  łatwy sposób sporządzić kopie bezpieczeństwa i przechowywać je na serwerach lub zewnętrznych pamięciach. Na forum finansowo księgowym można przeczytać o licznych sposobach archiwizacji danych, które obecnie są wykorzystywane przez firmy i biura rachunkowe. Korzystanie z najnowszych technologii jest oznaką naszych czasów i każde biuro rachunkowe powinno korzystać z tego typu nowinek aby nie znaleźć się w tyle za konkurencją.

Nowocześni przedsiębiorcy bardzo chętnie podążają za nowinkami informatycznymi, które pozwalają im na usprawnienie pracy w prowadzonej przez nich firmie, bez dużych nakładów finansowych. Jednym z tego typu rozwiązań są programy biurowe, które pobrać można z Internetu zupełnie za darmo.

Wyróżnić tutaj można wiele różnych rodzajów aplikacji. Są to na przykład edytory tekstowe, programy pocztowe, czy też księgowe. Popularny jest na przykład program do wystawiania faktur. Taki program do faktur jest to narzędzie, które przyda nam się w naszej firmie bez względu na jej wielkość czy tez na branżę, w jakiej funkcjonujemy. Aplikacja ta pomoże nam w łatwy i szybki sposób wystawiać faktury, które towarzyszą każdej nawiązywanej przez nas transakcji. Będzie on nam więc pomocny każdego dnia.

Szczególnie często w firmach wystawia się dokumenty takie jak faktura vat. Obowiązek wystawiania takiego dokumentu spoczywa na płatnikach podatku VAT, którzy dokonują sprzedaży. Jest on nałożony przez przepisy polskiego prawa, a zwłaszcza zaś przez ustawę o podatku od towarów i usług, zwaną powszechnie ustawą o VAT. Firmy, które nie są płatnikami VAT, mogą taki program do faktur wykorzystać do wystawiania rachunków, które są takie same w budowie, różnią się zaledwie nazwą dokumentu. Owy program do faktur jest dostępny bezpłatnie do wykorzystania na okres próbny, jednakże inwestycja w niego na dłuższy czas, będzie dla firmy jedną z lepszych inwestycji. Program pieczołowicie zadba o poprawność wystawianych faktur w firmie.

Szczególnym rodzajem dokumentu jest faktura korygująca. Ma ona za zadanie dokonać korekt w odniesieniu do błędnie wystawionej faktury VAT. Z uwagi na to, że na takich dokumentach, jak faktura VAT, którą wystawił program do faktur, nie można dokonywać ręcznych poprawek, należy je wprowadzać właśnie w taki sposób, czyli poprzez dołączenie do takiej faktury – faktury korygującej, która dokładnie określa błąd i numer faktury, do której ma być dołączona jako poprawka.

Faktura korygująca musi zawierać dokładne oznaczenie tej, w której zmienia pewne dane, oraz szczegółowo opisywać zmiany, w szczególności, gdy dotyczą one kwoty zakupu bądź ilości towaru. Faktura korygująca może być wystawiona nawet po jakimś czasie od wystawienia pierwszej w momencie, gdy zostanie zauważony błąd. Wówczas taka faktura może być wystawiona przez firmę, którą ją wystawiła, a także przez firmę, która ją otrzymała. Owa faktura korygująca, wystawiania jest także wtedy, gdy towar lub jego część zwrócimy z powrotem do sprzedawcy.

Wtedy musi nam on ją wystawić, ponieważ do tego zobowiązują go określone przez ustawę o rachunkowości procedury. Swoim wyglądem faktura korygująca przypomina ona do złudzenia normalną fakturę, często odróżnić je możemy jedynie po nazwie. Powinna w dokumentacji być podpięta razem z dokumentem, w którym dokonuje zmian. Wtedy możemy bez problemu zauważyć zmiany bądź sprawdzić, jaka była dokładna ilość zamówionego przez nas towaru po dokonaniu zwrotów. Ich ewidencjonowaniem zajmują się biura rachunkowe, a wystawiane mogą być ręcznie, bądź poprzez program do faktur.